Declaración de Términos y Condiciones para la Custodia de Estudiantes Internacionales

1. Definiciones

1.1 "Agencia" significa Custodianship Student Support Agency, Toronto, Ontario, su titular Olga Korpalo, y sus empleados, contratistas y representantes autorizados.

1.2 "Custodio" significa la persona nombrada en la Declaración de Custodia (formulario IMM 5646 de IRCC) que acepta actuar en lugar de los Padres mientras el Estudiante se encuentre en Canadá.

1.3 "Estudiante" significa el estudiante internacional menor de edad nombrado en la Solicitud.

1.4 "Padres" significa los padres o tutores legales del Estudiante que firman la Solicitud, la Declaración de Custodia y estos Términos.

1.5 "Institución" significa la institución de enseñanza designada que emitió la carta de aceptación del Estudiante.

1.6 "Alojamiento" significa el alojamiento en una familia anfitriona o en una residencia organizado por la Agencia o a través de ella.

1.7 "Acuerdo" significa el Acuerdo de Servicios de Custodia firmado, estos Términos, la Solicitud, la Tabla de Tarifas y la Política de Reembolsos, leídos en conjunto.

2. Disposiciones generales

2.1 Al firmar o rubricar la Solicitud, o al pagar cualquier tarifa, los Padres aceptan estos Términos en su propio nombre y en nombre del Estudiante.

2.2 Los Servicios comienzan cuando la Agencia refrenda la Declaración de Custodia y se han pagado todas las tarifas exigibles en ese momento. Terminan según lo establecido en las secciones 11 y 12.

2.3 La Agencia puede actualizar estos Términos. La versión vigente en la fecha de la firma se aplica a ese período; las versiones posteriores se aplican en la renovación.

2.4 Olga Korpalo es Consultora Regulada de Inmigración Canadiense (RCIC-IRB R1053567). La asesoría y la representación en materia de inmigración constituyen un encargo profesional independiente, sujeto a un contrato de servicios aparte, y no forman parte de los Servicios. Nada de lo contenido en este Acuerdo constituye asesoría en inmigración.

3. Alcance de los Servicios y límites de la función del Custodio

3.1 La Agencia proporciona:

1. un Custodio que es ciudadano canadiense o residente permanente, de 19 años o más, con residencia en Ontario, y la parte del Custodio de la Declaración de Custodia notariada;
2. una línea de emergencia de 24 horas para el Estudiante, los Padres y la Institución;
3. enlace con la Institución en materia de asistencia, progreso, disciplina y formularios de autorización, e informes a los Padres;
4. ayuda para organizar el Alojamiento o el alojamiento en residencia cuando esté incluido en el paquete elegido;
5. contactos de seguimiento con el Estudiante con la frecuencia indicada en la Tabla de Tarifas;
6. asistencia en emergencias según lo descrito en la sección 5.

3.2 El Custodio no:

1. se convierte en tutor legal del Estudiante ni sustituye a los padres; los derechos y deberes parentales siguen correspondiendo a los Padres;
2. proporciona supervisión diaria, clases particulares, transporte en coche ni acompañamiento a citas rutinarias, salvo que se contraten por separado;
3. guarda, administra ni adelanta dinero del Estudiante, ni paga la matrícula, el alquiler o gastos personales, ni actúa como garante;
4. da asesoría en inmigración ni representa al Estudiante ante IRCC en virtud de este Acuerdo;
5. garantiza la aprobación de ningún visado, permiso de estudios, prórroga o entrada a Canadá, ni ninguna admisión, calificación, crédito o graduación;
6. actúa como proveedor médico, orientador, abogado ni asegurador;
7. asume responsabilidad por las pertenencias, el dinero en efectivo, los dispositivos o los documentos de viaje del Estudiante.

4. Obligaciones de la Agencia

4.1 La Agencia actuará en lugar de los Padres en los asuntos enumerados en la sección 3.1 con un cuidado razonable y de buena fe.

4.2 La Agencia responderá a las solicitudes de la Institución y transmitirá a los Padres la información relevante sin demoras injustificadas.

4.3 Cuando el alojamiento esté incluido, la Agencia hará esfuerzos razonables para ubicar al Estudiante en un Alojamiento o una residencia previamente evaluados y para atender las inquietudes que planteen el Estudiante o los Padres.

4.4 Si el Estudiante tiene intención de viajar sin la familia anfitriona o sin la Institución, la Agencia exigirá el plan de viaje por adelantado, lo enviará a los Padres para su aprobación y dejará constancia de dicha aprobación antes del viaje.

4.5 Si el Custodio va a estar fuera de Canadá durante más de 72 horas, la Agencia designará un contacto suplente y lo notificará a la Institución.

4.6 La Agencia informará a los Padres de cualquier incidente que considere relevante para la seguridad, la salud, la situación legal o la situación académica del Estudiante en la Institución.

5. Respuesta ante emergencias y asuntos médicos

5.1 La línea de emergencia funciona las 24 horas del día para lesiones, enfermedades graves, hospitalización, contacto con la policía o las autoridades de inmigración, pérdida del pasaporte, suspensión o expulsión y hechos similares. No es una línea de consultas generales.

5.2 En una emergencia médica, la Agencia intentará primero comunicarse con los Padres. Si no es posible localizar a los Padres en un plazo razonable según las circunstancias, los Padres autorizan al Custodio a dar su consentimiento para el examen, el tratamiento, la cirugía, la anestesia y el ingreso hospitalario recomendados por un profesional con licencia, y a firmar los formularios correspondientes.

5.3 El Custodio puede acompañar al Estudiante al hospital o encargar a un adulto responsable que lo haga. El tiempo que exceda la asignación incluida se factura a la tarifa por hora indicada en la Tabla de Tarifas.

5.4 Los Padres siguen siendo responsables de todos los gastos médicos, dentales, de ambulancia, de farmacia, de orientación psicológica y de repatriación, estén o no cubiertos por un seguro.

5.5 Antes de la llegada, los Padres deben informar por escrito de toda afección médica, de salud mental, alimentaria y conductual, alergia, receta médica e incidente previo que pueda afectar el cuidado del Estudiante. La falta de información constituye un incumplimiento grave.

6. Seguro médico obligatorio

6.1 El Estudiante debe contar con un seguro médico integral válido en Canadá durante todo el período de los Servicios, que incluya el tratamiento de emergencia y la repatriación, y proporcionar los datos de la póliza a la Agencia antes de la llegada.

6.2 Cuando la Institución exija su propio plan, dicho plan es obligatorio. Las pólizas emitidas en el extranjero deben ir acompañadas de un resumen de la cobertura en inglés. Es posible que no estén cubiertas las afecciones preexistentes ni las lesiones derivadas de actividades ilegales.

6.3 La Agencia puede suspender los Servicios, sin reembolso, si la cobertura válida caduca.

7. Obligaciones de los Padres

7.1 Los Padres confirman que tienen derecho legal a designar un Custodio y que la información de la Solicitud es completa y exacta.

7.2 Los Padres se asegurarán de que el Estudiante tenga un permiso de estudios válido y cualquier visado exigido, esté matriculado a tiempo completo y cumpla las condiciones del permiso.

7.3 El Estudiante residirá únicamente en el Alojamiento o la residencia aprobados por la Agencia y no cambiará de domicilio sin aprobación por escrito.

7.4 Los Padres pagarán todas las tarifas de custodia, alojamiento y matrícula a su vencimiento, tanto si las factura la Agencia como un tercero.

7.5 Los Padres responderán a la Agencia en un plazo de 24 horas en caso de emergencia y de tres días hábiles en los demás casos, y mantendrán actualizados al menos dos canales de contacto operativos.

7.6 Los Padres no indicarán al Estudiante que eluda a la Agencia, a la familia anfitriona ni las normas de la Institución.

7.7 El Estudiante no reclamará ni solicitará ninguna condición migratoria en Canadá distinta de la de estudiante y de cualquier trabajo permitido por el permiso de estudios. La Agencia no tiene ninguna obligación de apoyar una solicitud de otra condición migratoria.

7.8 Los Padres protegerán los documentos de la Agencia y no compartirán la información personal del Custodio con terceros distintos de la Institución e IRCC.

7.9 La responsabilidad de la Agencia queda suspendida mientras el Estudiante esté bajo el control directo de uno de los Padres o de un familiar que visite Canadá, o esté detenido por la policía o las autoridades de inmigración, y se reanuda cuando el Estudiante vuelve a quedar bajo el cuidado de la Agencia.

8. Código de conducta del Estudiante

8.1 El Estudiante debe cumplir las leyes de Canadá y de Ontario, las normas de la Institución y las normas de la casa de la familia anfitriona o de la residencia.

8.2 El Estudiante no debe comprar, poseer ni consumir alcohol, cannabis, tabaco o productos de vapeo, ni ninguna droga ilegal, y no debe hacer un uso indebido de medicamentos con receta.

8.3 El Estudiante no debe poseer ningún arma ni réplica de arma.

8.4 El Estudiante no debe conducir ni manejar ningún vehículo de motor, motocicleta, scooter, embarcación o moto de nieve, y no debe viajar con un conductor menor de 25 años, salvo en transporte aprobado por la escuela, en un taxi con licencia o mediante una cuenta supervisada de viajes compartidos para adolescentes.

8.5 La hora límite de regreso es las 10:00 p. m. las noches anteriores a un día de clase y las 11:30 p. m. las demás noches, salvo que la familia anfitriona y la Agencia acuerden otra cosa por adelantado.

8.6 Las ausencias nocturnas y los viajes fuera de la Gran Área de Toronto requieren una solicitud de viaje presentada al menos 14 días antes de la salida, con direcciones, números de contacto y detalles de la supervisión de adultos, la aprobación por escrito de los Padres y, en los viajes con pernocta, la supervisión de un adulto de 25 años o más. La Agencia emite cartas de consentimiento de viaje solo para los viajes aprobados.

8.7 El Estudiante debe asistir a todas las clases, mantener el rendimiento académico exigido por la Institución y por el permiso de estudios, y no aceptar un empleo remunerado más allá de lo que permita el permiso.

8.8 El Estudiante no debe incurrir en acoso escolar, hostigamiento, violencia, actividad sexual con ningún miembro de la familia anfitriona, ni publicaciones en línea que menosprecien o tergiversen a la familia anfitriona, a la Institución o a la Agencia. Los perfiles en línea deben ser coherentes con la Solicitud.

8.9 La Agencia aplica una disciplina progresiva: advertencia verbal, advertencia por escrito, período de prueba con condiciones y, por último, terminación. Los incumplimientos graves pueden dar lugar directamente a la terminación.

9. Condiciones del alojamiento en familia anfitriona y en residencia

9.1 Antes de iniciar la búsqueda debe pagarse una tarifa de colocación no reembolsable de $300. Las tarifas de Alojamiento se pagan mensualmente por adelantado.

9.2 La estancia mínima es de un semestre. Para dejar el alojamiento se requiere un aviso por escrito con 30 días de antelación; las tarifas correspondientes al período de aviso siguen siendo exigibles.

9.3 Los Padres aceptan una familia anfitriona que cumpla los criterios de evaluación de la Agencia. No se puede rechazar a una familia anfitriona por ningún motivo protegido por el Código de Derechos Humanos de Ontario.

9.4 Se puede solicitar un cambio de familia, por motivos razonables, después de un período de adaptación de cuatro semanas, sujeto a una tarifa de reubicación de $150. Un cambio causado por la mala conducta del Estudiante o por la falta de información corre a cargo de los Padres, sin reembolso de las tarifas pagadas a la primera familia anfitriona.

9.5 La colocación estándar incluye una habitación privada amueblada, las comidas del plan de comidas elegido, acceso a lavandería e internet. Las dietas especiales, los baños privados y los servicios adicionales tienen un recargo.

9.6 El Estudiante es responsable de los daños a la propiedad de la familia anfitriona, incluido cualquier deducible del seguro, y de las llamadas de larga distancia, el exceso de datos y los gastos personales. Las familias anfitrionas no están obligadas a presentar una reclamación a su seguro de hogar. Las pertenencias del Estudiante no están cubiertas por el seguro de la familia anfitriona.

9.7 El Estudiante puede permanecer en el Alojamiento durante las vacaciones escolares a la tarifa habitual. Si el Estudiante viaja a su país, se aplica una tarifa de reserva de habitación de $75 por semana. No se ofrecen traslados al aeropuerto los días 24, 25, 26 y 31 de diciembre ni el 1 de enero.

9.8 Las familias anfitrionas son contratistas independientes, no empleados ni agentes de la Agencia. Los Padres y el Estudiante no celebrarán un acuerdo privado de alojamiento o de custodia con una familia anfitriona presentada por la Agencia durante el período del Acuerdo ni en los 12 meses siguientes a su finalización.

10. Tarifas, facturación y pago

10.1 Todas las tarifas se expresan en dólares canadienses y están sujetas al HST (13%) cuando corresponda.

10.2 Las tarifas se facturan por adelantado y vencen en un plazo de 14 días a partir de la fecha de la factura y, en cualquier caso, antes de que la Agencia refrende la Declaración de Custodia o confirme una colocación.

10.3 Los Padres asumen todos los cargos bancarios, de transferencia, de conversión de divisas y de procesamiento de tarjetas. Los reembolsos se pagan a la persona que realizó el pago original, por el método original, una vez descontados dichos cargos.

10.4 Los importes vencidos devengan intereses del 1.5% mensual (19.56% anual, con capitalización mensual). Mientras exista algún importe vencido, la Agencia puede suspender los Servicios, negarse a firmar documentos escolares o de viaje y notificarlo a la Institución.

10.5 No son reembolsables la tarifa única de aprobación e inscripción, la tarifa de colocación, los gastos de notarización y mensajería, las primas de seguro una vez emitidas, los traslados al aeropuerto una vez que el Estudiante ha llegado y los recargos por demora.

10.6 Las tarifas pueden cambiar cada año académico. Los cambios se anuncian al menos 60 días antes de su entrada en vigor y se aplican en la renovación.

11. Duración, renovación y mayoría de edad

11.1 El período inicial se indica en el Acuerdo y es normalmente de un año académico o el período de validez del permiso de estudios, el que sea más corto.

11.2 La renovación requiere una nueva Solicitud, el pago de la tarifa de renovación y, cuando se exija, una nueva Declaración de Custodia. Las solicitudes de renovación deben llegar a la Agencia al menos 60 días antes del vencimiento, para que puedan cumplirse los plazos de prórroga del permiso de estudios.

11.3 La mayoría de edad en Ontario es a los 18 años. La custodia no es legalmente obligatoria después del decimoctavo cumpleaños del Estudiante. Salvo que se haya contratado un paquete de apoyo para la mayoría de edad, los Servicios terminan en ese cumpleaños y las tarifas correspondientes al resto del período no son reembolsables. Cuando la Institución exija un contacto local durante todo el año académico, la Agencia puede continuar en esa función mediante instrucción por escrito, a la tarifa aplicable y con el consentimiento del Estudiante para compartir información con los Padres.

11.4 La Agencia puede rechazar cualquier renovación a su discreción.

12. Terminación

12.1 Los Padres pueden terminar el Acuerdo con un aviso por escrito de 30 días. La responsabilidad de la Agencia solo termina cuando recibe una nueva Declaración de Custodia notariada que nombre a un custodio alternativo, o la confirmación de la salida del Estudiante de Canadá junto con una copia del billete.

12.2 La Agencia puede terminar el Acuerdo de inmediato, sin reembolso, si el Estudiante es suspendido por una falta grave, expulsado, arrestado o acusado, incumple la sección 8 de forma grave o reiterada, se retira de la Institución sin una nueva carta de aceptación, o si los Padres no pagan, proporcionan información falsa o se comportan de forma abusiva con la Agencia, la familia anfitriona o la Institución.

12.3 En caso de terminación, la Agencia lo notificará a la Institución y, cuando se exija, a IRCC, lo que puede afectar al permiso de estudios. Los Padres organizarán el regreso del Estudiante a su país en el primer vuelo disponible, a su cargo, o entregarán una Declaración de Custodia de reemplazo en un plazo de 10 días hábiles.

12.4 Si la Agencia termina el Acuerdo por su propia conveniencia, reembolsará los meses completos no utilizados de las tarifas de servicio pagadas por adelantado. Este es el único recurso de los Padres.

12.5 La cancelación o el retraso de la llegada del Estudiante se rigen por la sección 14.

13. Cambio de institución educativa

13.1 El Estudiante solo puede cambiar de Institución con la instrucción por escrito de los Padres y el consentimiento previo por escrito de la Agencia.

13.2 Los Padres deben proporcionar la nueva carta de aceptación, confirmar que la nueva Institución se encuentra dentro del área de servicio de la Agencia y pagar una tarifa administrativa de traslado de $150. Puede exigirse una nueva Declaración de Custodia.

13.3 El cambio a una Institución fuera del área de servicio se considera una terminación conforme a la sección 12.1.

14. Política de reembolsos

14.1 Las solicitudes de reembolso deben enviarse por escrito a info@custodianship.ca con el nombre completo y la fecha de nacimiento del Estudiante. Los reembolsos aprobados se tramitan en un plazo de 30 días.

14.2 Las tarifas mensuales de servicio pagadas por adelantado solo son reembolsables (a) previo aviso por escrito junto con una nueva Declaración de Custodia firmada por el custodio de reemplazo, o (b) en circunstancias atenuantes en las que el Estudiante regresa a su país de forma permanente, acreditadas con el billete de avión y, cuando corresponda, con pruebas médicas. Los meses parciales no se reembolsan.

14.3 Denegación del permiso de estudios: las tarifas de servicio pagadas por adelantado se reembolsan, descontando la tarifa de aprobación e inscripción y un cargo administrativo de $250, al recibir la carta de denegación de IRCC dentro de los 15 días siguientes a su fecha.

14.4 Aplazamiento: si la llegada se aplaza antes de que se refrende la Declaración de Custodia, las tarifas pagadas se conservan como crédito durante un máximo de 12 meses y se vuelven a facturar a las tarifas vigentes.

Las tarifas de matrícula y alojamiento pagadas a la Institución o a una familia anfitriona se rigen por sus propias políticas y la Agencia no las reembolsa.

15. Exclusión y limitación de responsabilidad

15.1 La Agencia no es responsable de los actos u omisiones de la Institución, las familias anfitrionas, los operadores de residencias, las aseguradoras, los proveedores de transporte o médicos, o las autoridades gubernamentales, ni de ninguna decisión sobre un visado, un permiso de estudios, la entrada a Canadá o la expulsión del país.

15.2 La Agencia no es responsable de la pérdida, el robo o los daños de las pertenencias, el dinero en efectivo o los documentos del Estudiante, dondequiera que ocurran.

15.3 En la medida en que lo permita la ley, la responsabilidad total de la Agencia en virtud de este Acuerdo o en relación con él se limita a las tarifas de servicio pagadas a la Agencia en los 12 meses anteriores al hecho que dé lugar a la reclamación.

15.4 La Agencia no es responsable de daños indirectos, consecuentes, especiales o punitivos, de la pérdida de la matrícula, la pérdida de la condición migratoria, los gastos de viaje o la pérdida de oportunidades, cualquiera que sea su causa.

15.5 Nada de lo dispuesto en esta sección excluye la responsabilidad que no pueda excluirse conforme a la legislación de Ontario.

15.6 Los Padres eximen a la Agencia, a Olga Korpalo y a sus representantes de las reclamaciones derivadas de la propia conducta del Estudiante, de los riesgos inherentes a vivir y estudiar en el extranjero y de los hechos que escapen al control razonable de la Agencia. Los Padres los indemnizarán frente a las reclamaciones de terceros, multas, daños y costas legales causados por la conducta del Estudiante o por el incumplimiento de este Acuerdo por parte de los Padres.

16. Fuerza mayor

16.1 Ninguna de las partes es responsable de los retrasos o incumplimientos causados por hechos que escapen a su control razonable, incluidos epidemias o pandemias, órdenes de salud pública, cierres de fronteras, huelgas, desastres naturales, guerras, ciberataques o actuaciones de cualquier gobierno o de la Institución.

16.2 Si un hecho de este tipo impide la llegada, las tarifas pagadas se conservan como crédito durante un máximo de 12 meses. Si los Servicios no pueden reanudarse en un plazo de 90 días, cualquiera de las partes puede terminar el Acuerdo y se reembolsarán las tarifas de servicio pagadas por adelantado no utilizadas, descontando los conceptos no reembolsables.

17. Privacidad e información personal

17.1 La Agencia recopila, usa y divulga información personal de conformidad con la Ley de Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos (PIPEDA) y con su Política de privacidad.

17.2 Los Padres consienten la divulgación de la información del Estudiante a la Institución, la familia anfitriona, la aseguradora, los proveedores médicos, IRCC y la Agencia de Servicios Fronterizos de Canadá cuando sea necesario para prestar los Servicios o cumplir la ley.

17.3 Los Padres consienten que la Agencia obtenga de la Institución y de los proveedores la información académica, de asistencia, disciplinaria y médica del Estudiante para los fines de este Acuerdo.

17.4 Las fotografías o los vídeos del Estudiante se utilizan en el marketing de la Agencia solo con un consentimiento expreso por escrito y por separado, que puede retirarse en cualquier momento.

17.5 Los registros se conservan durante siete años después de que terminen los Servicios, o durante más tiempo cuando la ley lo exija.

18. Resolución de controversias y legislación aplicable

18.1 Las partes intentarán primero resolver cualquier controversia mediante una negociación de buena fe, iniciada por aviso por escrito, durante al menos 30 días.

18.2 Las controversias no resueltas se someten a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de Ontario con sede en Toronto.

18.3 Este Acuerdo se rige por las leyes de la Provincia de Ontario y por las leyes federales de Canadá aplicables en Ontario.

19. Disposiciones generales

19.1 Acuerdo íntegro: el Acuerdo sustituye a todas las conversaciones, presupuestos y materiales de marketing anteriores.

19.2 Divisibilidad: una cláusula no válida se separa del Acuerdo y el resto sigue en vigor.

19.3 Las modificaciones deben hacerse por escrito y estar firmadas por la Agencia.

19.4 Las firmas electrónicas y la aceptación por correo electrónico o mediante formulario en línea son vinculantes conforme a la Electronic Commerce Act, 2000 (Ontario).

19.5 Las notificaciones surten efecto cuando se envían por correo electrónico a las direcciones registradas. Los avisos de terminación también deben enviarse por mensajería o por correo certificado.

19.6 Idioma: este Acuerdo se redacta en inglés por expreso deseo de las partes. Las traducciones se ofrecen únicamente por conveniencia; prevalece el texto en inglés.

19.7 No renuncia: no hacer cumplir una disposición no constituye una renuncia a dicha disposición.

19.8 Cesión: los Padres no pueden ceder este Acuerdo. La Agencia puede cederlo a una empresa sucesora mediante aviso por escrito.

19.9 Subsistencia: las secciones 5.4, 7.7, 9.8, 10, 14, 15, 17 y 18 subsisten tras la terminación.